確定活動需求與場地規格

活動場地的選擇從明確需求開始。先釐清活動目的與預期規模，再把關鍵指標拆成可檢核的項目：人數上限、座位與站立比例、視聽與電力需求。評估場地容量及設施配備時，務必把動線、進出與無障礙通道列入清單，並預留安全與備援空間，這樣能把風險降到最低。

選擇合適的活動場地

比較不同場地時，採用量化標準做決策：交通可達性、場地成本、設備支援與服務範圍。現場勘查時驗證聲光、網路速度與卸貨動線，並觀察周邊環境對到場率的影響。預算評估時把隱藏費用列入，例如清潔、保安與時間加班，談判時可用平日或長期合作換取折扣或設備支援，提升性價比。

場地管理與活動執行準備

制定場地布置與流程規劃，分配責任到人，並用時間軸標註進場、彩排與撤場時程。確認場地使用規則與應急措施，包含消防疏散路線、急救資源與聯絡窗口；準備備援電源與替代網路以應對突發狀況。與場地方保持良好溝通，定期回報需求變更與場地限制，建立信任關係，確保活動當日順利執行。若能把每個步驟具體化成檢查表，團隊執行就會更有秩序，也更容易達成預期效果。